Xin lỗi trong văn hoá công ty Nhật | 日本に!

Đăng ký ngay

Đăng nhập

Quên mật khẩu

Lost your password? Please enter your email address. You will receive a link and will create a new password via email.

Đăng nhập

Đăng ký ngay

Diễn đàn 日本に!là nơi mọi người cùng giao lưu và chia sẻ những kiến thức hay kinh nghiệm sống về Nhật Bản. Đừng ngại đặt câu hỏi nếu bạn chưa biết về vấn đề gì đó :)

Xin lỗi trong văn hoá công ty Nhật

   Trong cuộc sống, việc mắc sai lầm là điều đương nhiên. Khi đó, xin lỗi là việc đầu tiên cần làm. Với hầu hết mọi người, xin lỗi là một việc khó, vì nói lời xin lỗi thường đem lại cho mọi người cảm giác xấu hổ và cảm thấy như mình đã làm sai một điều gì đó, gây ảnh hưởng không tốt đến người khác. Tuy nhiên, nói lời xin lỗi lại là một việc rất quan trọng trong văn hoá Nhật, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Hôm nay, hãy cùng Tomoni tìm hiểu rõ hơn về nét văn hoá đặc biệt này nhé.

1. Tại sao người Nhật lại coi trọng việc xin lỗi?
   Khi làm việc tại Nhật, có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy người Nhật nhiều khi xin lỗi vì cả những lỗi… không phải do họ gây ra. Ở Việt Nam ý thức xin lỗi trong môi trường làm việc còn chưa cao, nhiều người hay đổ lỗi cho hoàn cảnh, nhiều khi phải mắc lỗi thật lớn mới xin lỗi. Ngược lại thì ở Nhật, trong hoàn cảnh có xung đột hay phiền hà nào đó, ban đầu người Nhật hay nhận lỗi về mình trước rồi mới bắt đầu tìm hiểu chi tiết của vấn đề sau. Họ không chỉ xin lỗi vì mình đã sai, họ còn xin lỗi vì đã chiếm dụng thời gian của ai đó, xin lỗi vì đã không đáp ứng được kỳ vọng của đối phương, xin lỗi vì mình đã vô ý, xin lỗi vì đã gây phiền hà cho ai đó. Nó không phải một kiểu nói khách sáo cho qua chuyện mà họ thực sự ý thức rất kỹ về những gì mình có thể làm tốt hơn để giúp đỡ hay tránh phiền hà cho người khác.   
   Người Nhật tin rằng xin lỗi là cơ hội để trưởng thành hơn trong công việc. Việc nói lời xin lỗi không chỉ để người khác hiểu được bạn là người biết nhìn nhận vào sai lầm của bản thân mà còn giúp bạn thể hiện thiện chí, thành ý và tinh thần trách nhiệm trong việc giải quyết vấn đề đã xảy ra cũng như trong công việc.
2. Cách thể hiện thành ý và trình tự xin lỗi

   Gặp mặt trực tiếp: trực tiếp gặp mặt để nói lời xin lỗi có thể khiến bạn cảm thấy cực kỳ lúng túng nhưng điều đó hoàn toàn có thể thông cảm được thậm chí còn mang lại hiệu quả cao. Thông thường, nếu bạn nói chuyện với ai đó với khuôn mặt “đỏ rần” là việc rất thất lễ nhưng trong trường hợp này nó sẽ giúp ích cho bạn hơn.

   Xin lỗi qua điện thoại: Về cơ bản, nên gặp trực tiếp đối phương để xin lỗi. Nhưng trong nhiều trường hợp, để truyền đạt lời xin lỗi đến đối phương một cách nhanh chóng thì nói lời xin lỗi qua điện thoại cũng là một giải pháp chấp nhận được. Trong trường hợp này, nên chú ý đến biểu cảm trên khuôn mặt (ngay cả khi bạn chỉ gọi thoại thông thường), vì biểu cảm trên khuôn mặt sẽ ảnh hưởng đến tone giọng, độ lớn nhỏ và cả hơi thở của bạn khi nói. Do đó, sẽ dễ dàng trong việc thể hiện thành ý xin lỗi hơn.

   Xin lỗi qua email: Trong trường hợp buộc phải xin lỗi bằng email, nên chọn phong cách gần với ngôn ngữ nói thay vì viết một email đúng quy cách từng câu từng chữ để thể hiện rõ những chi tiết mang sắc thái xin lỗi hơn.

   Trình tự khi nói lời xin lỗi

   Nhận trách nhiệm và nói lời xin lỗi: Trước hết, cần nhận ra phần lỗi của mình, và nói lời xin lỗi một cách chân thành tới đối phương.

申し訳ありませんでした Tôi thành thật xin lỗi.


   Cách khắc phục: Sau khi nói lời xin lỗi, để hạn chế thiệt hại đến mức thấp nhất và nhanh chóng giải quyết vấn đề hãy nêu lên cách khắc phục.

今回の対応策ですが… Về cách khắc phục…


   Giải thích một cách chi tiết nếu cần thiết: kế tiếp hãy nói đến nguyên nhân dẫn đến lỗi lầm. Không nên nói điều này quá sớm vì sẽ mang lại cảm giác bạn đang ngụy biện.

今回、このようなことになった経緯ですが、… Về chi tiết của vấn đề lần này…

   Giải pháp cần thiết để tránh lặp lại sai lầm: Cuối cùng, hãy nêu lên hướng giải quyết để lần sau không mắc phải những lỗi tương tự.

今後は、このようなことがないようにシステムを改善するようにさせていただきます。 Chúng tôi sẽ cải tiến hệ thống để không lặp lại những lỗi như thế này nữa


 Cùng xem 2 ví dụ bên dưới 

Ví dụ 1 Ví dụ 2
今回は○○の理由でウチの部署とそちらの連絡ミスで……。対応策ですが、今後は連絡を文書で行うようにしませんか? この度ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。そちらの要件をすぐに対応いたします。今回のミスの経緯ですが、…このようなことがないように連絡システムを改善して、今後は文書で連絡するようにさせていただければと思います。


   Rõ ràng ở ví dụ đầu tiên, người nói chỉ tập trung giải thích nguyên nhân, điều này làm cho người nghe cảm giác lời xin lỗi khá qua loa, chưa đủ thành ý. Còn ở ví dụ thứ hai người nói đã nói lời xin lỗi và nhận trách nhiệm trước, sau đó mới nêu lên cách khắc phục, chi tiết vấn đề và giải pháp cần thiết để tránh lặp lại sai lầm nên người nghe sẽ dễ thông cảm hơn.

   Những điều cần tránh khi xin lỗi

   Im lặng: nếu bạn im lặng có thể khiến đối phương hiểu lầm là bạn đang trốn tránh trách nhiệm. Do đó, dù bạn có cực kỳ bối rối hay hoảng sợ thì việc chỉ “à, ừm vv…” cũng tốt hơn giữ im lặng. 

   Sử dụng từ ngữ gây hiểu lầm: trong quá trình làm việc, thỉnh thoảng bạn sẽ gặp trường hợp bị phàn nàn vì những lý do không hiểu nổi (Ví dụ: khách hàng hiểu lầm điều bạn muốn truyền đạt vv…). Dù trong trường hợp này bạn cũng không nên sử dụng 誤解(ごかい)を与えてしまって申し訳ありません. Vì những cụm từ như 誤解 cũng mang sắc thái “tôi không sai, chỉ do bạn hiểu lầm”, điều này sẽ chỉ làm đối phương giận hơn mà thôi. (Bạn có thể dùng ご心配(しんぱい)をおかけしてしまい/不快(ふかい)な思いをさせてしまい申し訳ありません)

   Giải thích nguyên nhân quá nhiều có thể gây phản tác dụng: trong nhiều trường hợp, việc giải thích nguyên nhân dẫn đến lỗi lầm là cần thiết nhưng không nên nói quá nhiều và nói trước khi nói lời xin lỗi. Vì điều này sẽ khiến bạn dễ bị hiểu lầm là đang ngụy biện mà không có ý thức nhận lỗi.

3. Tổng kết

    Nói lời xin lỗi là một nét đẹp trong văn hóa Nhật Bản, nói lời xin lỗi không quan trọng về mặt “ngôn ngữ” mà quan trọng ở “thành ý” và “thái độ” của người xin lỗi. Nó thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn với công việc đang làm và những người bạn làm việc cùng. Vì vậy, đừng ngần ngại khi phải nói lời xin lỗi mà hãy cùng tìm hiểu “làm thế nào để nói lời xin lỗi phù hợp với văn hóa Nhật Bản” nhé.

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Nguồn

Giới thiệu あいうえおThành viên mới

Viết bình luận

Mã xác nhận Bấm vào hình ảnh để lấy mã xác nhận mới.